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Como declarar no IR reembolso de gasto com viagem a trabalho

Escrito por Pedro Da Silva

Todo ano surgem dúvidas quando chega a época da declaração do Imposto de Renda. Uma delas está relacionada a quem tem gastos com viagens a trabalho. A questão tem fundamento, afinal de contas, a empresa providencia tudo o que é necessário como hospedagem, seguro de viagem, passagens aéreas, etc, e você é reembolsado pelas despesas na volta. Esse dinheiro vai para sua conta bancária, portanto, deverá ser informado à Receita Federal.

Se você trabalha em uma empresa e tem um cargo que exige viagens constantes a negócios, crie o hábito de guardar todos os recibos emitidos referentes a hospedagem e alimentação. É imprescindível que você esteja exercendo atividades para seu empregador fora da cidade da sede da empresa nesse período, de acordo com a legislação fiscal.

Mesmo sendo isentas de Imposto de Renda, as despesas com viagens de trabalho devem ser informadas no seu IR, especificamente no espaço referente a “Rendimentos Isentos e Não Tributáveis”, na linha identificada como “Outros”. Informe o nome e a localização do estabelecimento, o CNPJ da empresa e o valor dos gastos. Todos os dados devem estar inseridos no campo destinado a “Descrição”, e o valor deverá ser declarado como “Diárias e ajuda de custos”.

É importante lembrar que, para ter isenção no IR, os recibos das despesas devem ter um valor compatível com os preços médios praticados pelos serviços oferecidos, de acordo com o lugar de destino e a hierarquia do cargo ocupado pelo funcionário na empresa. Peça todos os recibos e comprovantes em seu nome, como o bilhete da passagem e todos os outros serviços que você prestar.

Outro detalhe importante é que somente as despesas com o funcionário são consideradas, portanto, quem leva esposa e filhos a uma viagem de negócios deve arcar com todos os custos.

Quanto ao seguro de viagem a serviço da empresa, esta normalmente contrata uma apólice aberta, com validade de um ano, podendo ser restrita ao território nacional, ou de abrangência internacional. É a empresa que decide o valor da cobertura e as possíveis indenizações são calculadas sobre múltiplos dos salários dos segurados, com limites mínimos e máximos.

Fique atento ao prazo da entrega da declaração do IR, lembrando que há multa de R$ 165,74 se não tiver imposto devido e 1% ao mês chegando até 20%,para imposto devido.